Qu’est-ce que la facture électronique ?

La facture électronique est un document fiscal certifiant la vente ou l’achat d’un bien ou d’une prestation qui remplace la facture papier traditionnelle au sein des entreprises. Elle est générée, transmise et reçue sous forme électronique sans besoin de support papier. Les autorités fiscales introduisent la facture électronique au sein des entreprises dans le but de lutter contre la fraude fiscale et améliorer la collecte des taxes. Elle permet également de simplifier les procédures fiscales en automatisant la vérification des transactions. 

 

La facture électronique devra respecter un format standardisé UBL, CII ou Factur-X. Ces formats permettent d’encoder les données avec une représentation structurée, normée et hiérarchisée. Seuls ces formats confèrent le statut de facture électronique permettant d’être en règle au regard de la nouvelle réforme de la facturation et de la norme sémantique européenne EN1693. 

Quels sont les avantages de la facture électronique ? 

Cette transition vers le numérique présente de nombreux avantages pour les entreprises : 

Une économie de temps et d'argent

En anticipant la transition vers la facture électronique, votre entreprise peut économiser du temps mais également de l'argent. La facture électronique permet de réduire significativement les coûts liés à l'impression, à la distribution et au stockage de factures physiques tout en accélérant le processus de facturation.

Une amélioration de la productivité

La facturation électronique simplifie le suivi des paiements, réduit les erreurs de saisie manuelle et facilite la gestion de la trésorerie. Cela permet à votre équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le processus de facturation est beaucoup plus rapide, réduisant par la même occasion les délais de paiement. 

Un renforcement de la conformité fiscale

En adoptant la facture électronique, vous serez mieux préparé à répondre aux exigences fiscales qui évoluent en permanence. Grâce à cette précision comptable, vous éviterez ainsi de coûteuses pénalités et des audits fiscaux.

À partir de quand la facture électronique deviendra-t-elle obligatoire ? 

Initialement prévue au 1er juillet 2024, l’obligation d’émission et de réception des factures électroniques pour les entreprises établies en France et assujetties à la TVA est reportée. Que vous soyez une TPE ou une PME, cette obligation concerne chaque entreprise quelle que soit sa taille. La DGFIP indique dans un communiqué du 28 juillet le report de l’application de cette réforme afin de garantir le passage à la facture électronique des entreprises dans les meilleures conditions possibles. Cette date prochaine sera décidée dans le cadre de la loi de finances 2024. 

 

Le non-respect des réglementations en matière de facture électronique peut entraîner des amendes, des audits fiscaux et des perturbations dans les opérations commerciales de l’entreprise concernée. Il est donc crucial d’anticiper et de se conformer aux exigences légales. Le savez-vous ? Les pénalités seront de 15 € / facture, plafonnées à 15 K €. 

Les 4 étapes clés pour se préparer à la facture électronique

Pour se préparer efficacement à la mise en place de la facture électronique dans une société, il est essentiel de suivre quatre étapes clés :

Évaluer la situation actuelle de l'entreprise

Commencez par évaluer votre système de facturation actuel et identifiez les domaines qui nécessitent des ajustements pour se conformer aux nouvelles réglementations en matière de facture électronique.

Sélectionner et mettre en place un logiciel de facturation électronique

Comparez les offres présentes sur le marché et choisissez un logiciel de facturation électronique qui répond à vos besoins spécifiques. Assurez-vous qu'il est conforme aux réglementations en vigueur et qu'il intègre des fonctionnalités de sécurité robustes.

Former le personnel

Organisez des sessions de formation pour votre équipe afin de les familiariser avec le nouveau processus de facturation électronique. Il est indispensable que les collaborateurs comprennent l'importance de la conformité, et prennent de nouvelles habitudes le plus rapidement possible, et avant la bascule totale de la part de l’Administration fiscale

 

Élaborer d'un plan de communication

Communiquez clairement les changements à l’ensemble de vos parties prenantes, soit vos clients, fournisseurs et employés. Un plan de communication bien élaboré contribuera à une transition réussie. 

Comment anticiper le changement et communiquer sur la facture électronique ? 

Pour anticiper le changement, nous vous conseillons de communiquer régulièrement sur les avantages de la facture électronique et sur les étapes de transition pour garantir une adoption en douceur. Vous pouvez également impliquer vos partenaires commerciaux et clients dans ce processus de transition. Collaborez avec eux pour garantir une intégration transparente ! Il est possible que vous rencontriez des résistances au changement chez certains collaborateurs. Dans ce cas, identifiez les principaux obstacles pouvant entraîner le blocage chez vos collaborateurs et développez des stratégies pour les surmonter.

Quels sont les outils et ressources utiles pour mettre en place la facture électronique ? 

La transition vers la facture électronique peut sembler intimidante mais il existe de nombreux outils et ressources pour faciliter ce processus. Voici quelques-unes des ressources que vous pouvez utiliser au sein de votre organisation :

 

Logiciels de facturation électronique : Explorez les différentes options de logiciels de facturation électronique présentes sur le marché pour trouver la solution qui convient le mieux à votre entreprise.

Formation professionnelle : De nombreuses plateformes proposent des formations professionnelles sur la facture électronique. Cerfrance Seine Normandie vous accompagne dans la transition numérique de votre entreprise. Pour en savoir plus : cliquez ici

Consultants en conformité : Si vous avez besoin d'une assistance spécialisée, vous pouvez faire appel à un consultant en conformité qui pourra vous guider tout au long du processus de transition. 

Conclusion

En conclusion, la facture électronique est un changement inévitable pour les entreprises donc il est impératif de s'y préparer dès aujourd’hui. Cette transition comporte de nombreux avantages pour votre entreprise car elle vous permettra de vous conformer aux réglementations en vigueur afin d’éviter les sanctions mais surtout elle vous offrira l’opportunité d’améliorer votre efficacité et votre rentabilité à long terme. 

 

Attention tout de même à ne pas sous-estimer l'importance de la sécurité des données dans ce processus. Pensez à protéger les informations sensibles de votre entreprise et de vos clients en mettant en place des mesures de sécurité solides.

 

Pour conclure, l'anticipation et la préparation à la facture électronique sont essentielles pour rester compétitif sur un marché en constante évolution. Commencez dès aujourd'hui à prendre des mesures pour vous adapter à ce changement inévitable et  garantir ainsi le succès continu de votre entreprise. 

 

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